Les fêtes de fin d’année approchent à grands pas, une opportunité pour attirer et fidéliser votre clientèle grâce à des événements festifs. Cependant, pour que vos soirées se déroulent en toute légalité et sécurité, certaines conditions doivent être respectées.
Nous vous avons préparé un petit guide utile pour bien vous préparer.
Petit guide des bonnes pratiques réglementaires pour organiser une animation de fin d’année dans votre établissement
Les fêtes de fin d’année approchent, et c’est une opportunité unique pour renforcer l’attractivité de votre établissement. Cependant, pour garantir un événement festif réussi et conforme à la loi, il est essentiel de respecter certaines règles. Voici un guide des bonnes pratiques réglementaires à suivre pour organiser une animation dans les règles de l’art.
- Respect des normes de sécurité
- Capacité d’accueil : Assurez-vous de ne pas dépasser la capacité maximale autorisée par les normes locales (Catégorie d’ERP et normes en vigueur en local).
- Plan de sécurité : Prévoyez des issues de secours accessibles, des extincteurs en bon état et des installations électriques conformes aux réglementations en vigueur.
- Matériaux non inflammables : Utilisez des décorations et aménagements répondant aux exigences en matière de prévention des incendies.
- Déclaration en mairie pour l’organisation de spectacles vivants
Qu’est-ce qu’un spectacle vivant ?
Le spectacle vivant désigne toute représentation artistique en présence d’un public : concerts, théâtre, danse, performances musicales ou humoristiques. Si l’organisation de spectacles ne constitue pas l’activité principale de votre établissement, vous pouvez organiser jusqu’à 6 représentations par an sans déclaration spécifique. Au-delà, une déclaration d’activité auprès de la DRAC est obligatoire.
Comment faire si je souhaite en organiser un dans mon établissement ?
Pour organiser un événement ponctuel impliquant une animation festive ou musicale, une déclaration à la mairie est nécessaire au moins 15 jours avant l’événement. Cette obligation est valable pour tout type d’animation publique ou privée susceptible d’engendrer des nuisances (sonores, circulation, etc.).
- Normes d’hygiène et de propreté
- Locaux : Nettoyez et désinfectez les espaces avant et après l’événement.
- Service alimentaire : Respectez strictement les normes d’hygiène alimentaire pour les plats proposés, y compris les denrées préparées en interne ou par des traiteurs.
- Référent hygiène : Assurez-vous d’avoir dans votre équipe au moins un référent Hygiène récemment formé.
- Gestion des nuisances sonores
- Volume sonore : Veillez à respecter les seuils acoustiques prévus par la réglementation locale. Si votre établissement est situé en zone résidentielle, envisagez des solutions d’insonorisation.
- Heures de musique : Réduisez le volume ou cessez la musique au-delà des horaires autorisés par l’arrêté municipal et respectez vos horaires d’ouverture imposés classiques ou dérogatoires (si vous avez fait une demande qui a été accordé).
- Réglementation sur la vente d’alcool
- Interdiction aux mineurs : La vente d’alcool aux mineurs est strictement interdite.
- Horaires légaux : Respectez les horaires autorisés pour la vente d’alcool dans votre établissement.
- Catégorie de licence : Soyez vigilants en respectant scrupuleusement les catégories d’alcool autorisés par votre licence. Tiens avez-vous vérifié que votre permis d’exploitation est toujours en vigueur ?
- Anticipez la fermeture en stoppant la vente d’alcool 1H avant la fermeture
- Formation du personnel : Formez votre équipe à une gestion responsable de l’alcool pour éviter les comportements à risque.
- Un service voiturier ? pour éviter que les personnes alcoolisées n’aient à rentrer seules en voiture.
- Planification et promotion de l’événement
- Programme clair : Définissez un programme précis, des horaires respectés et répartissez les tâches entre les membres de votre équipe.
- Communication : Utilisez vos canaux (site web, réseaux sociaux, newsletters) pour promouvoir l’événement et attirer du public en respectant la réglementation (pas de promotion en faveur de l’alcool par exemple).
- Coordination JOUR J : Réunion d’équipe préparatoire, répétition, organisation sont les clés pour que tout se déroule bien. Plus on anticipe, moins il y a de risques qu’il y ait une catastrophe !
- Formation de vos équipes
On ne vous le dira jamais assez : la formation de vos équipes est primordiale. Voici les formations utiles à prévoir lorsqu’on organise un évènement qui nécessite l’accueil d’un public extérieur :
- Permis d’exploitation pour l’exploitant effectif de l’établissement et pour son responsable sur site. Même si la formation n’est pas obligatoire pour ce dernier, cela reste un outil infaillible de prévention.
- Formation obligatoire en matière d’hygiène et sécurité alimentaire adaptée à l’activité de restauration commerciale
- Sauveteur secouriste du travail ou Gestes de premier secours
- Prévention au risque incendie
- Gestion du risque « braquage »
- Gestion du risque « attentat »
- Gestion des conflits (clients violents, alcoolisés, …)
Conclusion
En respectant ces règles clés, vous pourrez organiser des fêtes de fin d’année mémorables tout en assurant la conformité légale et la sécurité de votre public. Prenez le temps de planifier chaque détail et consultez les réglementations locales pour éviter tout imprévu.
Nous vous souhaitons de très belles fêtes de fin d’année, remplies de succès et de convivialité !
