Les établissements du secteur CHR sont de plus en plus soumis à des exigences de transparence et de traçabilité, notamment depuis la généralisation des paiements électroniques et la digitalisation des ventes. La réglementation sur le logiciel de caisse s’inscrit dans cette dynamique : elle vise à lutter contre la fraude à la TVA tout en garantissant une meilleure fiabilité des données comptables. En d’autres termes, il s’agit autant d’une mesure de contrôle que d’un outil de confiance.
À compter du 1er septembre 2026, tous les établissements du secteur CHR (cafés, hôtels, restaurants) qui utilisent un logiciel de caisse devront pouvoir justifier d’une certification délivrée par un organisme accrédité (AFNOR ou LNE).
Cette mesure vise à garantir la sécurisation, la conservation et l’inaltérabilité des données de vente.
👉 En cas de non-conformité, une amende de 7 500 € par logiciel pourra être appliquée.
Ce qui change en 2025 pour le logiciel de caisse
La loi de finances pour 2025 a mis fin à l’auto-certification des logiciels de caisse.
Désormais, les éditeurs doivent faire certifier leurs produits par un organisme tiers accrédité.
Initialement prévue pour mars 2026, l’entrée en vigueur de cette obligation a été reportée au 1er septembre 2026, afin de laisser le temps aux organismes de certification d’absorber le flux des demandes.
Concrètement, cela signifie que les restaurateurs et hôteliers ne peuvent plus se contenter d’une simple attestation fournie par leur éditeur : celui-ci doit avoir fait certifier son produit par un organisme reconnu. Cette évolution vise à uniformiser les pratiques et à éviter les certifications « maison » trop facilement falsifiables.
Qui est concerné ?
Tous les professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements clients dans un système de caisse sont concernés, qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales. Autrement dit : cafés, restaurants, hôtels, brasseries, food-trucks, traiteurs, bars ou boulangeries.
Les systèmes “manuels” (registre papier, livre de caisse manuscrit…) ne sont pas visés.
En revanche, dès lors qu’un professionnel utilise un logiciel d’encaissement, il entre dans le champ d’application de cette réglementation.
Pas d’obligation d’achat… mais une obligation de conformité
L’utilisation d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire.
Cependant, si votre établissement choisit d’en utiliser une, le logiciel doit être conforme à la norme fiscale :
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il doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données ;
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il doit être certifié par un organisme accrédité (AFNOR / LNE) ;
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ou être accompagné d’une attestation individuelle de conformité délivrée par l’éditeur.
Où vérifier la certification ?
La liste des logiciels conformes est disponible sur les sites des organismes officiels :
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AFNOR Certification : infocert.org – Référentiel NF525
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Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE)
L’attestation doit mentionner :
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le nom et la version du logiciel ;
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la date d’acquisition ;
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la conformité aux critères d’intégrité et d’archivage ;
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le nom de l’éditeur ou de son représentant légal.
Pour plus de sécurité, il est conseillé de conserver le certificat ou l’attestation sous format numérique et papier, et de l’intégrer à vos documents comptables officiels. Cela facilitera toute vérification de l’administration en cas de contrôle inopiné.
Sanctions et régularisation
En cas de contrôle, si vous ne pouvez pas produire l’attestation ou le certificat, une amende de 7 500 € par logiciel concerné sera appliquée.
Vous disposez alors de 30 jours pour présenter le document manquant ou régulariser la situation.
⚠️ En cas de récidive, la sanction pourra être renouvelée.
La certification NF525 devient un gage de fiabilité et de transparence pour les établissements du secteur CHR.
En anticipant cette mise en conformité dès 2025, vous éviterez les amendes… et les mauvaises surprises lors d’un contrôle fiscal.
✅ Bonnes pratiques pour les établissements CHR
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Vérifiez dès maintenant la conformité de votre logiciel auprès de votre éditeur.
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Demandez une attestation nominative NF525 si vous ne l’avez pas encore reçue.
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Planifiez la mise à jour avant l’été 2026 pour éviter les retards ou surcoûts.
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Conservez l’attestation dans vos dossiers comptables.
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Formez votre équipe à la bonne gestion des encaissements (clôture, remises, corrections).
